Umiejętność zarządzania biurem jest ważna, ponieważ może zapewnić Twoim pracownikom sukces i pomóc w stworzeniu potężnego i angażującego środowiska pracy. Niezależnie od tego, czy organizujesz swoje miejsce pracy, czy pomagasz rozwijać i szkolić umiejętności członków zespołu, stosowanie dobrych praktyk zarządzania może pomóc w ulepszeniu przestrzeni biurowej i zwiększeniu produktywności firmy. W tym artykule omówimy, dlaczego zarządzanie biurem jest ważne i przedstawimy listę wskazówek, które pomogą Ci skuteczniej zarządzać biurem.

Dlaczego zarządzanie biurem jest ważne?

Zarządzanie biurem jest ważne, ponieważ może pomóc w lepszym wykorzystaniu czasu, poprawie produktywności pracowników i poprawie jakości firmy. Stosowanie solidnych strategii i praktyk zarządzania biurem może również pomóc w rozwinięciu potężnych umiejętności administracyjnych, stworzeniu konstruktywnego środowiska pracy i podniesieniu morale pracowników.

1. Zorganizuj przestrzeń

Stworzenie zorganizowanej przestrzeni może pomóc zwiększyć wydajność Twojego zespołu i stworzyć pozytywne środowisko pracy. Możesz zorganizować swoją przestrzeń biurową na wiele sposobów, w tym:

• Stwórz ustalone miejsca pracy dla pracowników
• Aktualizacja firmowych systemów plików
• Oznakowanie półek, szuflad i szuflad
• Sortowanie gotowych dokumentów projektowych w pudełkach i plikach do przechowywania
• Prowadzenie listy elementów, które należy uzupełnić (atrament do drukarki, zszywacze itp.)

Sprzątanie biura może być również bardzo pomocne w tworzeniu pozytywnego środowiska pracy. Zastanów się nad stworzeniem harmonogramu, który będzie przypominał Tobie i Twojemu zespołowi o sprzątaniu niektórych części biura w ciągu dnia pracy. Na przykład w poniedziałki można posprzątać i odkurzyć pokój socjalny, a w czwartki uporządkować i uporządkować pocztę. Czyste środowisko może pomóc pracownikom wyeliminować czynniki rozpraszające uwagę i zwiększyć produktywność.

2. Aktualizuj swoje wpisy

Aktualizowanie dokumentacji firmowej może być ważnym krokiem w zarządzaniu biurem. Prowadzenie listy danych kontaktowych klientów, aktualizowanie informacji o płatnościach i śledzenie, kiedy Twój zespół już kontaktował się z klientami, może zaoszczędzić Twój czas w biurze i pomóc Twojemu zespołowi bardziej efektywnie wykonywać swoje obowiązki.

Na przykład, jeśli sprzedawca kontaktuje się z nowym klientem, pomocne może być zapisanie informacji kontaktowych klienta, przebiegu rozmowy i tego, czy Twój zespół musi ponownie skontaktować się z tym klientem w przyszłości. Jeśli rozmowa przebiegła pomyślnie, a klient już rozważa zakup w Twoim biurze, sprzedawca może zapisać informacje, aby inny pracownik nie tracił czasu na dwukrotne kontaktowanie się z tym samym klientem. Tak organziowano pracę w https://wikombiuro.pl/.

3. Zaplanuj swój tydzień

Planowanie tygodniowe może pomóc w bardziej efektywnym zarządzaniu czasem i ustalaniu priorytetów pracy. Na początku tygodnia przejrzyj terminy, spotkania i inne ważne obowiązki, które musisz wykonać w tym tygodniu, i posortuj je według priorytetów. Podczas sortowania rozważ użycie następujących kategorii:

Stacjonarne: Czynnościami stacjonarnymi są wszelkie spotkania lub przeglądy pracownicze, których termin został już ustalony. Te obowiązki są często już zaplanowane i nie można ich łatwo przenieść. Warto najpierw wypełnić wszystkie swoje obowiązki stacjonarne i zaplanować wokół nich inne zadania.

Najwyższy priorytet. Zadania o najwyższym priorytecie to często zadania, które musisz wykonać w określone dni w nadchodzącym tygodniu lub do końca tygodnia. Może być ważne posortowanie tych zadań według terminów, aby można było je ukończyć w kolejności ważności.

Elastyczność: Elastyczność jest często ostatnią rzeczą, którą umieszczasz w swoim harmonogramie. Często są to zadania, których nie musisz wykonywać do końca tygodnia, ale które mogą przyczynić się do kolejnego projektu lub terminu w najbliższej przyszłości. Jeśli nie możesz zmieścić wszystkich elastycznych zajęć, które chcesz w bieżącym tygodniu pracy, rozważ przeniesienie ich na następny tydzień, kiedy możesz mieć więcej czasu na ich wykonanie.

Sortując informacje i tworząc tygodniowy harmonogram, możesz lepiej zrozumieć, co możesz realistycznie osiągnąć w ciągu jednego tygodnia, a także, czy musisz dostosować cele projektu, delegować pracę lub poprosić o przedłużenie czasu.

4. Deleguj zadania

Delegowanie zadań pracownikom i innym osobom może pomóc zwiększyć produktywność i produktywność biura, a także pomóc w dotrzymaniu ważnych terminów. Na przykład, jeśli masz duży projekt, który musi zostać ukończony w krótkim czasie, rozważ outsourcing mniejszych części tego projektu do różnych członków zespołu. Mogą wykonywać wszystkie te małe zadania w tym samym czasie, a następnie pozwalać na zebranie pracy i informacji w jeden spójny dokument lub raport po ich zakończeniu.

5. Ustaw rutynę

Ustanowienie ustalonych procedur w przestrzeni biurowej może pomóc w zarządzaniu przepływem pracy, tworzeniu systemów obsługi informacji o klientach i reagowania na określone sytuacje awaryjne. Kiedy osoba lub członek zespołu wykonuje swoje obowiązki lub zadania, pomocne może być posiadanie zwykłej osoby, do której może się zwrócić, jeśli potrzebuje dodatkowej pracy, więcej informacji znajdziesz na stronie https://odbiur.pl. Delegując tę ​​funkcję innemu członkowi zespołu, pomagasz stworzyć samowystarczalny przepływ pracy, który pozwala zespołowi na spójną pracę przez cały dzień, jednocześnie uwalniając czas na pracę nad własnymi zadaniami i projektami.

W sytuacjach awaryjnych, na przykład w przypadku zamknięcia biurowca lub awarii sieci firmy, ważne jest również, aby mieć ustalone procedury, aby utrzymać ciągłość pracy i dotrzymać ważnych terminów. Niezależnie od tego, czy tworzysz kopie zapasowe dysków twardych w biurze, czy masz system do pracy zdalnej w razie potrzeby, posiadanie skutecznych ustalonych procedur może pomóc w rozwiązaniu wszelkich problemów lub konfliktów w miejscu pracy.

6. Wyeliminuj rozpraszacze

Wyeliminowanie czynników rozpraszających w miejscu pracy może również pomóc w stworzeniu produktywnego środowiska pracy. Tworzenie stref wolnych od pracy, takich jak sala na lunch lub przerwy, planowanie przerw i ograniczanie dostępu do niektórych stron internetowych w godzinach pracy, może pomóc w zwiększeniu produktywności i wyeliminowaniu niepotrzebnego rozpraszania się w biurze. Pomocne może być również ustawienie timera, aby skupić się na pracy. Wykonywanie pracy w 30-45 minutowych segmentach z krótkimi przerwami może zwiększyć tempo pracy i pomóc w wykonaniu większej liczby zadań w ciągu dnia.

• Inne świetne sposoby na ograniczenie rozpraszania w miejscu pracy obejmują:
• Wyłącz powiadomienia na telefonie
• Ustawienie telefonu w skali szarości, aby zmniejszyć jego atrakcyjność
• Noszenie słuchawek z redukcją szumów w razie potrzeby
• Zaplanuj konkretną godzinę w ciągu dnia, aby sprawdzić pocztę.

7. Zdefiniuj role i obowiązki

Kiedy pracownicy i poszczególne osoby rozumieją swoje role i obowiązki w firmie, może to pomóc im dowiedzieć się, jakich zadań i zadań potrzebują, aby skuteczniej wykonywać i wykonywać swoją codzienną pracę. Zanim zatrudnisz nowego członka zespołu i podczas oceny każdego pracownika, ważne może być omówienie głównych obowiązków każdej osoby. Może to przypomnieć im o ich roli w firmie, a także poinformować ich, czy ich obowiązki rozszerzyły się lub zmieniły od czasu ostatniej rozmowy z tobą.

Na przykład, jeśli jeden członek zespołu jest odpowiedzialny za zakup materiałów eksploatacyjnych i zapasów firmy, wie, że pytania dotyczące sprzedaży lub marketingu można kierować do innych. Może również umożliwić innym pracownikom w biurze poinformowanie tego członka zespołu, gdy kończą się niektóre zapasy lub zapasy, aby mogli kupić więcej.

8. Podaj jasne instrukcje

Ważne jest, aby upewnić się, że pracownicy jasno rozumieją cele projektu lub zadania, ponieważ może to pomóc zaoszczędzić czas firmy i zapewnić, że osiągną wszystkie cele projektu. Jeśli nie masz pewności, czy pracownik lub członek zespołu zrozumiał Twoje instrukcje, poproś ich o przekazanie Ci informacji. Jeśli werbalnie podsumowują cele projektu, będziesz wiedział, czy usłyszeli i zapamiętali wszystkie ważne informacje.

Jeśli niektórym pracownikom trudno jest zrozumieć pewne aspekty celów lub zadań, zachęć ich do zadawania pytań. Zadawanie pytań może pomóc im lepiej zrozumieć i szybciej wykonać zadanie.

9. Ustaw cele biurowe

Tworzenie celów biurowych z silnymi zachętami, nad którymi każdy członek zespołu może pracować, jest ważne, ponieważ może pomóc w zachęcaniu do pracy zespołowej w biurze i sprawić, że pracownicy będą bardziej świadomi swojej pracy. Na przykład, jeśli utworzysz cel biura, który mówi, że jeśli zespół zwiększy sprzedaż o 25% w jednym kwartale roboczym, może mieć trzydniowy weekend, możesz zauważyć zwiększone zaangażowanie w znajdowanie nowych klientów i wspólne zwiększanie sprzedaży. wszystkie działy urzędu.

10. Skoncentruj się na budowaniu zespołu

Świetnym sposobem na usprawnienie pracy zespołowej i wydajniejsze zarządzanie biurem jest zaplanowanie czasu budowania zespołu. Niezależnie od tego, czy planujesz imprezy integracyjne w biurze w godzinach pracy, czy organizujesz zabawne imprezy towarzyskie poza pracą, znalezienie czasu dla pracowników na łączenie się ze sobą i rozwijanie relacji zawodowych może poprawić komunikację w biurze i stworzyć satysfakcjonującą i inspirującą pracę atmosfera.

• Przykłady przydatnych działań z zakresu budowania zespołu obejmują:
• Quizy
• Ćwiczenia zaufania
• Gotowanie i kolacje
• polowanie na padlinożerców
• Wolontariat grupowy

11. Zachęcaj do dalszej nauki i rozwoju

Zachęcanie członków zespołu do dalszego rozwoju i zapewnianie im możliwości dalszej nauki może pomóc poprawić morale w biurze i zwiększyć produktywność pracowników. Zapewnienie pracownikom możliwości doskonalenia umiejętności zawodowych i wiedzy może pomóc im w bardziej efektywnym wykonywaniu pracy i poprawie jakości osiąganych wyników.

Może również pomóc im wspinać się po drabinie korporacyjnej. Na przykład, jeśli delegujesz zadanie do asystenta marketingu, który wymaga od niego korzystania z oprogramowania, którego nie zna, rozważ udostępnienie mu samouczków lub poproszenie bardziej doświadczonego pracownika, aby nauczył go obsługi oprogramowania. Dzięki temu mogą szybciej wykonać zadanie i ponownie korzystać z oprogramowania do przyszłych zadań.