Moje Blog

Kolejna witryna WordPress

Imprezy

Jak wybrać firmę cateringową na imprezy: 10 kluczowych kroków, aby wybrać najlepszą

Zatrudnienie firmy cateringowej to coś więcej niż tylko jakość posiłku — firmy cateringowe muszą również zachować spokój pod presją, skutecznie i dokładnie komunikować się z różnymi osobami, zarządzać personelem kelnerskim, wykazywać elastyczność i przewidywać problemy, które mogą się pojawić.

Podczas rozmowy kwalifikacyjnej nie wahaj się zadawać trudnych pytań. Musisz upewnić się, że firma cateringowa ma doświadczenie i elastyczność, aby spełnić Twoje potrzeby. Zapoznaj się z naszymi 10 wskazówkami dotyczącymi wyboru najlepszego dostawcy usług cateringowych — plus najważniejsze pytania, które należy zadać podczas rozmów kwalifikacyjnych, aby zawęzić opcje. Jak wybierać catering na uroczystości rodzinne?

Jak zatrudnić odpowiedniego usługodawcę cateringowego na wydarzenie w 10 krokach:
1. Wybierając firmę cateringową, weź pod uwagę wielkość imprezy i konkretne potrzeby.
Dostarczyciel zatrudnić musi być w stanie obsłużyć liczbę osób, które planujesz zaprosić i złożoność obsługi. Czasami będziesz potrzebować przystawek serwowanych podczas koktajlu, trzydaniowego posiłku z obsługą kelnerską i deseru. Innym razem możesz potrzebować prostego bufetu lub tylko lekkich przystawek. Warto sprawdzić ofertę gastro-crew.pl/dowoz/.

Jakie są rodzaje cateringu?
Istnieją dwa ogólne „rodzaje” cateringu:

Wyżywienie na miejscu : jedzenie przygotowywane jest w kuchni na miejscu.
Catering poza lokalem : jedzenie jest przygotowywane w innym miejscu i dostarczane na imprezę.
Firmy cateringowe na imprezy mogą specjalizować się w różnych stylach imprez, w tym:

Catering firmowy na spotkania, konferencje i targi
Imprezy biurowe, takie jak przyjęcia świąteczne i kolacje z nagrodami
Imprezy osobiste catering na przyjęcia i spotkania towarzyskie
Catering weselny i imprezy formalne
W ramach tego typu cateringu istnieją również style usług cateringowych .

Platerowany serwis obiadowy to wielodaniowy posiłek na siedząco. Ten tradycyjny styl jest idealny na formalne imprezy, ale może być drogi i wymaga obszerniejszego personelu obsługującego niż mniej formalne opcje.
Stoły bufetowe to swobodna opcja, która zapewnia większy wybór gościom i wymaga mniej personelu obsługującego. Posiłek w stylu samodzielnego serwowania oznacza jednak, że goście prawdopodobnie zjedzą więcej jedzenia, co może pochłonąć budżet.
Stanowiska z jedzeniem są podobne do cateringu w formie bufetu: stoły są rozmieszczone w całym lokalu, zwykle ze stanowiskiem na każde danie, przystawki, sałatkę i zupę. Kolejki mogą być krótsze niż w tradycyjnym bufecie, ale ten układ wymaga więcej miejsca, aby pomieścić stacje.
Styl koktajlowy – z przekąskami podawanymi lub bufetowymi – może być od eleganckich do lekkich i swobodnych. Ten styl jest popularny w miejscach o ograniczonej przestrzeni do siedzenia, ale może stanowić wyzwanie, jeśli okolica jest zatłoczona.
Stanowiska akcji są podobne do bufetu, z wyjątkiem tego, że posiłki są przygotowywane podczas oglądania pokazu. Stacje działania wymagają więcej miejsca, więc zapewnić swoją wydarzenie floo r planu pozwala wystarczająco dużo miejsca.
Posiłki w stylu rodzinnym to posiłki typu „serwuj samemu”. Goście samodzielnie przyrządzają posiłki ze wspólnych półmisków ustawionych na stole.
Catering food truck obejmuje jeden lub więcej food trucków serwujących zabawne dania i doświadczenia, zazwyczaj (ale nie zawsze) na zewnątrz.
Lekkie, nieformalne dania, takie jak bar z przekąskami .
Pytania, które należy zadać firmom cateringowym na temat ich doświadczenia:
Czy należysz i uczestniczysz w stowarzyszeniach biznesowych?
Jakie wydarzenia o podobnej tematyce lub typie zorganizowałeś?
Ile wydarzeń rezerwujecie rocznie?
Ile wydarzeń obsługujesz w dniu mojego wydarzenia?
Jakiej wielkości imprezy obsługujesz najczęściej?
Ilu gości możesz pomieścić?
Czy specjalizujesz się w konkretnym stylu obsługi?
Czy możesz podać referencje dotyczące podobnych wydarzeń, które obsługiwałeś?
Kto jest na miejscu koordynatorem lub kierownikiem wydarzenia? Kto zastępuje tę osobę, jeśli nie może uczestniczyć?
Jak długo trwa każdy styl obsługi?
Zapewnij sobie catering dzięki prostym siedzeniom
Rozpocznij bezpłatnie
2. Zatrudniając firmę cateringową pamiętaj o lokalizacji wydarzenia.
Lokalizacja jest kluczowa. Weź pod uwagę lokalizację firmy cateringowej i odległość, jaką przejedzie, aby zaspokoić Twoje wydarzenie. Jeśli nie uczestniczą często w wydarzeniach w Twojej okolicy, mogą mieć problemy z miejscem. Znajdź firmę cateringową, która zna Twoje miejsce lub przynajmniej ma doświadczenie z podobnym miejscem. Jeśli wybierzesz firmę, która nie jest zaznajomiona z Twoim miejscem, upewnij się, że jest w stanie współpracować z lokalizacją. Nie chcesz, aby wynajęty food truck nie przejechał przez wąski łuk podjazdu lub że zewnętrzne przyłącze elektryczne nie ma wystarczającej mocy.

Zapytaj swoje miejsce, czy współpracowali z cateringiem, o którym myślisz. (I upewnij się, że nie wymagają tylko zatwierdzonych dostawców.) Korzyści z wyboru firmy cateringowej, która zna miejsce, obejmują znajomość układu lokalu, kuchni i obszarów przygotowawczych, a także ustaloną pracę zespołową z personelem obiektu.

Pytania do cateringu dotyczące miejsca wydarzenia
Czy już wcześniej obsługiwałeś wydarzenie w tym miejscu?
Czy zapewniasz sprzęt, naczynia, pościel itp., czy też musimy je wynająć gdzie indziej?
Czy Twoja firma dostarcza i przygotowuje naczynia stołowe?
Jak długo trzeba skonfigurować i zepsuć?
Kiedy będziesz potrzebować dostępu do miejsca?
Czy ta lokalizacja zapewnia odpowiedni dostęp do prądu, wody i chłodni?
Jaką logistykę dostaw musimy wziąć pod uwagę?
3. Określ swoje oczekiwania i potrzebę elastyczności.
Organizatorzy imprez i gospodarze mają stresującą pracę, przygotowując się na wszystko, co może się wydarzyć, więc wszystkim jest łatwiej, jeśli wszystkie imprezy są tak elastyczne, jak to tylko możliwe. Dotyczy to szczególnie jedzenia. Alergie pokarmowe, ograniczenia żywieniowe i preferencje mogą komplikować sprawy, dlatego niezbędne jest posiadanie szefa kuchni, który przewiduje i przygotowuje się na te szczegóły.

Podczas rozmowy kwalifikacyjnej z firmami cateringowymi zapytaj ich o wszelkie zmiany w ostatniej chwili, z którymi musieli się zmierzyć, aby poznać ich zdolności kreatywnego rozwiązywania problemów i planowania.

Jak się dostosują, jeśli określone opcje menu nie zostaną uwzględnione? Co się stanie, jeśli ceny homarów wzrosną i nie mieszczą się już w budżecie, farma, z której pozyskiwali lokalną, ekologiczną wołowinę, poinformuje ich w krótkim czasie, że nie są w stanie zapewnić wystarczającej ilości homarów, lub gdy miejsce na grilla na świeżym powietrzu robi przerwy przed imprezą? Pamiętaj, że elastyczność idzie tylko tak daleko: nie oczekuj, że firma cateringowa zajmująca się grillowaniem zapewni formalną obsługę kolacji.

Pytania, które należy zadać swojej gotowości cateringowej i zdolności adaptacyjnych:
Czy możesz podać przykładowe menu?
Masz specjalność kulinarną?
Czy zezwalasz na niestandardowe menu, czy oferujesz gotowe menu?
Czy zezwalasz na zamiany lub dostosowywanie do swojego zestawu menu?
Czy są dodatkowe opłaty za niestandardowe menu?
Czy możesz dostosować się do określonych ograniczeń dietetycznych ?
Kiedy finalizujemy menu?
Jaki jest limit aktualizacji menu lub próśb?
Czy zapewniacie obsługę barową i alkohol?
Czy usługa barowa jest wliczona w koszt?
Czy masz jakichś preferowanych dostawców?
Czy zapewniacie posiłki sprzedawcy i jaki jest koszt?
4. Sprawdź opinie klientów firmy cateringowej.
Chcesz ufać, że Twój catering dotrzyma swoich obietnic. Jednym z najlepszych sposobów na to jest szukanie rekomendacji i recenzji. Jeśli zaufane źródło poleciło firmę cateringową, zapytaj innych kolegów, czy z nimi współpracowali i czy mają podobnie wysoką pochwałę.

Sprawdź także źródła online, aby znaleźć recenzje i zdjęcia z wydarzeń, takie jak Facebook, Twitter, Instagram, Yelp i fora planowania wydarzeń. Zapoznaj się również z referencjami zawartymi na stronie internetowej firmy — dzięki temu dowiesz się, co biznes postrzega jako ważne mierniki jakości.

Pytania do zadawania referencji cateringowych i skierowań:
Jakie wydarzenie prowadziłeś, gdzie było i ilu gości wzięło w nim udział?
Jak oceniasz responsywność firmy cateringowej?
Czy firma zapewniła wyjątkową obsługę?
Czy obsługa kelnerska była sprawna?
Czy byłeś zadowolony z jakości, ilości i prezentacji jedzenia?
Jak wycena wypadła w porównaniu z ostatecznym kosztem?
Jakie wyzwania napotkałeś podczas pracy z cateringiem?
Jakie jest Twoje ogólne wrażenie na temat tej firmy cateringowej?
5. Przejrzyj koszty cateringu imprezy.
To może wydawać się oczywiste, ale cena jest ważna. Koszty cateringu mogą stać się wygórowane i to szybko. Rozważ swoje opcje i szukaj ukrytych opłat budżetowych na wydarzenia . Zawsze będzie coś dawać i brać, ale nie chcesz schodzić za nisko ani za wysoko. Zważ wszystkie swoje oczekiwania, wielkość imprezy i rodzaj jedzenia, które chcesz, a następnie zastanów się, czego oczekujesz w zamian.

Uważaj na firmę cateringową, która podczas pierwszej rozmowy podaje dokładną wycenę: w tym momencie w grę wchodzi zbyt wiele czynników. Firma cateringowa może podać przedział cenowy, ale lepiej zorientujesz się w kosztach, gdy otrzymasz pełną pisemną propozycję konkretnego wydarzenia.

Porównaj propozycje cateringu: Chociaż opłata za jeden talerz cateringu może być niższa, mogą nie pokrywać kosztów artykułów jednorazowych i pościeli lub mogą pobierać dodatkowe opłaty za odkorkowanie. Przeczesuj wszystkie propozycje cateringu, aby dobrze zrozumieć, co otrzymujesz za cenę. I nie zapomnij negocjować z firmą cateringową — możesz być w stanie zrównoważyć cenę zamiennikami, ofertami poza sezonem, bezpłatnymi ulepszeniami lub pozyskiwaniem alkoholu od zewnętrznych dostawców.

Pytania dotyczące propozycji i kosztów usług cateringowych:
Czy wskazówka została uwzględniona w tym cytacie?
O jakich opłatach za nadgodziny powinienem wiedzieć?
Czy są jakieś dodatkowe opłaty do uwzględnienia?
Czy ta wycena obejmuje wymagany sprzęt kuchenny i przygotowawczy lub opłaty za transport i dostawę żywności przygotowywanej poza zakładem?
Jakie usługi są wliczone w cenę?
Jakie usługi nie są uwzględnione?
6. Poproś o certyfikaty firmy cateringowej i ubezpieczenie.
Gdy tylko dowiesz się, kogo chcesz zatrudnić, upewnij się, że posiada niezbędne certyfikaty i ubezpieczenie. Jeśli nie są w stanie dostarczyć ci tego typu certyfikatów od razu, przejdź do następnego kandydata, zanim katastrofa będzie na twoich rękach. Dobrym pomysłem jest poznanie szczegółów ubezpieczenia firmy cateringowej, dzięki czemu Ty lub Twój klient nie wydajecie pieniędzy na pokrywanie się zakresu ubezpieczenia .

Pytania dotyczące certyfikatów i ubezpieczenia:
Jakie posiadasz certyfikaty?
Czy masz licencję na serwowanie alkoholu?
Jakie ubezpieczenie posiadasz?
Czy możemy dokonać przeglądu Twojej polisy ubezpieczeniowej?
Czy są potrzebne dodatkowe zezwolenia na zorganizowanie mojej imprezy?
Jeśli wymagane są dodatkowe zezwolenia (takie jak zezwolenia na food trucki), kto jest odpowiedzialny za ich uzyskanie?
Przewodnik: Jak stworzyć listę kontrolną planowania wydarzeń
7. Dowiedz się o metodach przygotowywania posiłków stosowanych przez firmę cateringową.
Zapytaj, jak i gdzie będzie przygotowywane jedzenie oraz logistyka dostawy, zwłaszcza jeśli kuchnia jest poza biurem. Upewnij się, że budżet wydarzenia pokrywa koszty dostawy i konfiguracji, i odpowiednio utwórz główną oś czasu wydarzenia. Przygotowywanie posiłków poza zakładem wiąże się z kilkoma wadami, w tym możliwymi późnymi dostawami i ograniczonymi pozycjami w menu, ponieważ niektóre posiłki nie są dobrze transportowane. Zaletą: niższe koszty cateringu.

Pytania, które należy zadać dotyczące przygotowania i dostawy żywności:
Gdzie przygotowujesz i gotujesz jedzenie?
W jaki sposób jedzenie jest transportowane na miejsce?
Czy zapewniacie nakrycie stołu bufetowego i dania do pieczenia?
Czy mogę zwiedzić wasze kuchnie?
8. Zdecyduj, ile personelu cateringowego potrzebujesz podczas wydarzenia.
Twój catering powinien być w stanie zapewnić odpowiednią ilość personelu na Twoje wydarzenie. Prawidłowa liczba personelu zależy od usługi, czy to w formie bufetu, na talerzu zasiadanym, czy na przekąskach.

Oto przybliżone oszacowanie liczby pracowników cateringowych i obsługujących :

Jeden do dwóch serwerów na każde 20 gości, więcej na serwis wina
Jeden lub dwóch dodatkowych pracowników na każde trzy serwery do czyszczenia stołów
Co najmniej jeden barman i barback na 50 gości
Możliwe jest zmniejszenie liczby pracowników, a tym samym obniżenie kosztów końcowych, poprzez dostosowanie niektórych szczegółów usługi. Rozważ samoobsługowe dzbanki z wodą, gości zamawiających wino z baru lub obsługę w formie bufetu.

Pytania dotyczące personelu i serwerów:
Czy pracujesz z tą samą załogą na wszystkich imprezach?
Czy serwery są wynajmowane z zewnętrznej agencji, czy są to twoje własne osoby?
Jaki jest typowy stosunek liczby gości do serwera?
Jak wyglądają twoje mundury służbowe?
Kto zarządza personelem na miejscu?
Kto jest odpowiedzialny za czyszczenie i co obejmuje 'sprzątanie'?
Jak długo będzie otwarty bar?
9. Umów się na degustację i zobacz, co ma do zaoferowania firma cateringowa.
Bez względu na to, jak doskonały jest opis, bez względu na to, jak piękne są zdjęcia, poproś o udział w degustacji, zwłaszcza jeśli wcześniej nie pracowałeś osobiście z firmą cateringową.

Czym jest degustacja cateringowa?
Jeśli masz podpisaną umowę, degustacja cateringowa jest okazją do podjęcia decyzji, jakie dania zaserwować na Twoim wydarzeniu. Jeśli jeszcze nie podpisałeś umowy, jest to okazja, aby zobaczyć, co firma może dostarczyć.

Jak długo trwa degustacja cateringu?
Degustacja gastronomiczna trwa zwykle od dwóch do dwóch i pół godziny.

Co dzieje się podczas degustacji cateringu?
Degustacja pozwala zobaczyć, jakie dania najlepiej pasują do wydarzenia i zawęzić opcje menu. Firmy cateringowe mogą serwować posiłki na talerzu lub porcje degustacyjne przystawek, przystawek, sałatek i deserów. Szef kuchni może podać gotowe menu degustacyjne lub pozwolić na zamówienie konkretnych dań.

Jest to również czas, aby poprosić o korektę wybranych potraw – inną opcję warzywną, mniej soli w sosie, korektę na talerzu lub inne drobne zmiany. W zależności od umowy możliwe są większe zmiany.

Czy degustacja cateringu jest płatna?
Firmy cateringowe mogą zapewnić bezpłatną degustację po podpisaniu umowy, ale nie przed. Przed podpisaniem umów mogą być płatne degustacje.

Dajesz napiwek na degustację cateringu?
Jeśli jesteś obsługiwany przez personel kelnerski, tak. Jeśli jesteś obsługiwany przez szefa kuchni, nie.

Degustacja może dać wyobrażenie o umiejętnościach cateringu jako szefa kuchni, ale pamiętaj, że gotowanie na degustację to nie to samo, co catering dla dużej grupy. Upewnij się, że firma ma doświadczenie, aby obsłużyć duże wydarzenie.

Pytania, które należy zadać podczas degustacji cateringu:
Czy prezentacja będzie taka sama w dniu wydarzenia?
Czy posiłki są transportowane w podgrzewaczu czy platerowane na zamówienie?
Jaka jest wielkość porcji?
Czy masz zdjęcia z poprzednich wydarzeń — zamiast zdjęć promocyjnych — żebym mógł zobaczyć, jak wygląda gotowy produkt?
Jakie konkretne danie lubisz gotować na imprezy?
Jakie menu polecacie na moje wydarzenie?
10. Uzyskaj propozycje i przeanalizuj umowy cateringowe.
Od estetyki jedzenia po klauzule zapisane wprost w umowie, szczegóły są kluczowe. Powinieneś mieć podpisaną umowę cateringową, bez względu na wydarzenie. Chroni Ciebie, a także firmę cateringową i miejsce. Przedyskutuj wszystko w umowie z firmą cateringową, aby nie było niespodzianek, a zagięcia zostały opracowane przed wydarzeniem.

Gdy kończysz szczegóły — i przed podpisaniem w linii przerywanej — zwróć uwagę na reakcję firmy cateringowej na e-maile, telefony i konkretne prośby. Jeśli nie spieszą się do ciebie z powrotem lub mają słabą komunikację, mogą nie być odpowiednim partnerem wydarzenia.

Pytania dotyczące umowy cateringowej:
Kiedy otrzymam pisemną umowę?
Kiedy przypada ostateczna liczba pracowników?
Jak radzisz sobie z późnym dodaniem do listy gości?
Czy możesz wyjaśnić swoją politykę płatności, wymagania dotyczące depozytu i dodatkowe koszty z góry?
Jaka jest twoja polityka anulowania?
Czy możesz wyjaśnić swoje opłaty za usługi?
Czy po imprezie możemy zabrać do domu resztki jedzenia?
Kiedy należy zarezerwować catering na imprezy?
Termin rezerwacji usług cateringowych zależy od rodzaju imprezy, którą organizujesz. W przypadku popularnych firm cateringowych, pracowitych sezonów i przyjęć weselnych należy zaplanować podpisanie umów co najmniej sześć miesięcy przed wydarzeniem — więcej w przypadku firm na żądanie. W przypadku imprez firmowych dwa miesiące mogą wystarczyć, w zależności od złożoności. Zastrzeżenie: miejsce należy zarezerwować przed podpisaniem umowy cateringowej, aby zapobiec konfliktom.