Moje Blog

Kolejna witryna WordPress

Transport

Przygotowanie do przeprowadzki biura

Przenoszenie biura wymaga dużej organizacji. Niewłaściwe planowanie dodaje niepotrzebnego stresu do i tak już złożonego procesu, podczas gdy duża dbałość o szczegóły zwiększa wydajność przeprowadzki i ułatwia przejście dla wszystkich zaangażowanych: pracowników, kierownictwa i dostawców, którzy będą pomagać w przeprowadzce. Teraz, gdy masz już szczegółowe plany dotyczące komunikacji z pracownikami, śledzenia wydatków i zarządzania procesem, co dalej? Jednym słowem: przygotowywanie.

3-6 miesięcy przed przeprowadzką: przygotowanie

Abraham Lincoln powiedział kiedyś: „Daj mi sześć godzin na ścięcie drzewa, a pierwsze cztery spędzę na ostrzeniu siekiery”. Jeśli chodzi o posunięcie komercyjne, sukces zależy zarówno od dokładnego przygotowania, jak i od wykonania. Wymienione poniżej wskazówki zawierają kilka sugestii, dzięki którym Twój ruch komercyjny przebiegnie bezproblemowo.

Zatrudnij dostawców — lub rozważ korzyści z zatrudniania tylko jednego: Chociaż istnieje wielu dostawców dostępnych dla każdego elementu Twojej przeprowadzki (pudełka, pakowanie, sprzątanie, przeprowadzka i dostawa/instalacja), zatrudniając jednego dostawcę, który może zarządzać wszystkim w jednym , kompleksowa obsługa minimalizuje stres i maksymalizuje wydajność. Niezależnie od tego, czy wybierzesz jednego dostawcę, czy kilku, dostawców należy wybierać na podstawie ich reputacji, dostępności i prawdziwych możliwości, ponieważ nie wszyscy mają taki sam zasięg, wiedzę i zaangażowanie w jakość przeprowadzki firm.
Zalecamy uzyskanie od dowolnego wybranego dostawcy informacji
dotyczących:

Elastyczność: Czy dostawca będzie pracował poza godzinami pracy, jeśli zajdzie taka potrzeba?
Struktura opłat: Czy opłata zostanie naliczona według zlecenia czy za godzinę? Czy czas przepracowany poza godzinami pracy wiąże się z dodatkowymi opłatami?

Zakres usług: Czy dostępne są usługi sprzątania i pakowania?

Referencje: Czy reputacja dostawcy odpowiada jego obietnicom dotyczącym wydajności?
Przeprowadź kilka rund „oceny”: Zamiast sporządzać inwentarz umysłowy, zalecamy, aby komisja przeprowadzkowa odbyła kilka spacerów po obecnym budynku, aby ocenić, czy przed opuszczeniem budynku będą konieczne jakiekolwiek naprawy to jakiekolwiek duże elementy oznakowania lub mebli, których usunięcie będzie wymagało większego nakładu pracy, a także oszacowanie, ile elementów (dużych i małych) będzie trzeba zająć się przed i w trakcie przeprowadzki. Zaangażowanie kilku osób w te rundy sprawi, że nic nie zostanie pominięte lub zapomniane. Warto również wiedzieć jaka jest cena przeprowadzki.

Zmniejszenie: Po kilku spacerach po biurze będziesz mieć teraz reprezentatywną listę zapasów swojej firmy – i prawdopodobnie znajdziesz niektóre przedmioty, które możesz zutylizować. To byłby świetny czas na ostatnie okrążenie wokół budynku, oznaczając te przedmioty naklejkami. Po wykonaniu tej czynności zalecamy metodyczne czyszczenie – jeden obszar na raz. Ten krok nigdy nie powinien być odkładany na ostatnią chwilę, kiedy twoje zespoły będą zmęczone, a wysiłki związane z pakowaniem znacznie wzrosną. Czyszczenie w ostatniej chwili często skutkuje omyłkowym wyrzuceniem przedmiotów, które powinieneś zachować. Poświęcenie czasu zapewnia płynniejszy ruch.
Zaangażuj swój zespół IT: oprócz przenoszenia pudeł i mebli, musisz również przenieść sprzęt techniczny. Zalecamy jak najszybsze uzgodnienie planów internetowych, połączeń telefonicznych i transferów platform z działem IT. Upewnij się, że zapewnisz im dostęp do nowego budynku, aby upewnić się, że mogą ocenić nową przestrzeń pod kątem ewentualnych ulepszeń infrastruktury lub sprzętu, który zostanie przeniesiony do nowej lokalizacji. Wczesne zaangażowanie zespołu technicznego będzie kluczem do płynnego żeglowania w trakcie i po przeprowadzce.

Oceń, jakich materiałów będziesz potrzebować: Twoje rundy oceny zapewnią Ci pełny przegląd tego, czego będziesz potrzebować, aby przenieść się do nowej lokalizacji. Teraz, jeśli nie współpracujesz z jednym dostawcą, który będzie zarządzał przeprowadzką za Ciebie, musisz wybrać odpowiednią liczbę (i rodzaj) pudełek i skrzynek, których będziesz potrzebować. Nie jest to takie proste, jak się wydaje, ponieważ jest tak wiele typów do wyboru. Od opcji do układania w stos i składanych po wynajem lub zasobniki, decyzje i rozwiązania są tak wyjątkowe, jak firmy, które z nich korzystają.

Przekaż instrukcje załadunku i rozładunku swoim dostawcom: Czy masz wyznaczone miejsca do załadunku i rozładunku w nowych i istniejących lokalizacjach? Czy upewniłeś się, że ciężarówki zaparkowane w tych obszarach nie będą zakłócać ruchu lub dostępu innym najemcom? Czy któraś lokalizacja będzie wymagała nietypowych godzin dostępu? Czy wyznaczone ciężarówki pokonają podziemne doki załadunkowe lub nawisy? Czy przeprowadzki posprzątają po przeprowadzce, czy będzie to twoja odpowiedzialność? Sugerujemy uzyskanie odpowiedzi na wszystkie te pytania – a następnie skoordynowanie godzin przyjazdu i wyjazdu, aby upewnić się, że wszyscy są na tej samej stronie.

Ustal metodę sprzątania: Jeśli wynająłeś komercyjną firmę zarządzającą przeprowadzkami z jednego źródła, dobrze dla ciebie; ten krok prawdopodobnie zostanie już załatwiony. Jeśli tego nie zrobiłeś – a przeprowadzki nie będą zajmować się sprzątaniem Twojej starej przestrzeni – to jest dobry moment na zabezpieczenie usługi. Pamiętaj, aby najpierw sprawdzić umowę lub skonsultować się z kierownikiem budynku w sprawie zasad i zasięgu budynku. Ustalenie, kto jest stroną odpowiedzialną, zapobiegnie uiszczaniu zbędnych opłat za usługi, jeśli nie jest to Twoja odpowiedzialność – lub naliczeniu kary, jeśli pominąłeś ten krok i tak jest.

Kontynuuj komunikację ze swoimi pracownikami: Do tej pory poruszający komitet, który zachęcaliśmy do ustanowienia w pierwszy wpis na blogu z tej serii będzie porządkował i odpowiadał na wiele pytań od Twoich pracowników. Zastanów się nad stworzeniem cotygodniowego e-maila, który będzie na bieżąco informował personel o aspektach przeprowadzki i zawiera listę pytań, które zostały już zadane wraz z odpowiedziami, aby zmniejszyć przepływ wiadomości e-mail do dedykowanej skrzynki odbiorczej komitetu. Inne tematy tego biuletynu mogą obejmować:

  • Osiągnięcia
  • Otwarte przedmioty
  • Wyznaczone dni pakowania
  • Wszelkie spodziewane zakłócenia w codziennych czynnościach pracowników
  • Przeprowadzka terminów
  • Nowy budynek:
  • Różnice dotyczące parkowania, ochrony, kawiarni itp.
  • Transport publiczny: dostępność i/lub rozkłady
  • Wyposażenie budynku i okolicy
  • Nazwa i adres budynku

Komunikuj się ze swoimi klientami: Po przeprowadzce do nowej lokalizacji będziesz chciał mieć pewność, że Twoi klienci i potencjalni klienci mogą Cię znaleźć. Zamów zaktualizowane wizytówki, papier firmowy i inne materiały reklamowe na długo przed przeprowadzką i rozważ utworzenie banera na swojej stronie internetowej informującego o zbliżającej się zmianie adresu. Ponieważ wprowadzenie zmian Google może zająć trochę więcej czasu, zalecamy skontaktowanie się z nimi z co najmniej miesięcznym wyprzedzeniem w celu zmiany wpisu online i adresu. Na koniec zaktualizuj wszystkich dostawców, sprzedawców i klientów, gdzie będzie Twoja nowa lokalizacja firmy, za pośrednictwem poczty e-mail i tradycyjnej kampanii mailingowej.

Uzyskaj plan piętra — i przydziel miejsca: Po uzyskaniu planu piętra i informacji zwrotnych od kluczowych liderów sporządź plan miejsc i przekaż go pracownikom. Zalecamy pozostawienie czasu na wszelkie uwagi, które zainspirują potrzebę wprowadzenia zmian. Zidentyfikuj przypadki, w których należy wziąć pod uwagę specjalne potrzeby, dostęp lub korzyści z bliskości departamentów. Skoordynuj finalizację schematu miejsc siedzących z przeprowadzkami, aby mieć pewność, że w nowej lokalizacji zostaną przeniesione oznaczone pudełka i sprzęt każdego pracownika.

Postępując zgodnie z tymi wskazówkami, będziesz gotowy, aby przejść do następnej fazy swojej przeprowadzki komercyjnej: pakowania. W następnym wpisie na blogu z tej serii omówimy różne kroki, które mogą znacznie ułatwić wychodzenie z istniejącej przestrzeni.